Muchas veces tenemos la intención de comenzar un proyecto de implantación de un Sistema de Gestión y no sabemos dónde comenzar. Nos complace sintetizar algunos aspectos a tomar en cuenta antes de comenzar.
¿Qué es un Sistema Gestión en Control y Seguridad (SGCS)?
Es una estructura de seguridad con enfoque de procesos basada en la gestión de riesgos de y soportada en un proceso de mejora continua, que ayuda a lograr los objetivos de una organización mediante la implementación de requisitos y requerimiento de índole normativos y reglamentarios.
¿Qué debo analizar antes de comenzar una implantación de un SGCS?
-
Planificación Estratégica de la Empresa
-
Gestión de Proyectos
-
Habilidad del Personal (Aptitudes)
-
Pericia del Equipo de Implantación y de Asesoría
-
Entrenamiento al personal Clave
-
Empleados con predisposición positiva al cambio
Cabe resaltar que la pericia del asesor es sumamente importante al momento de comenzar cualquier proyecto, un buen asesor logra metas pequeñas rápidamente desde el comienzo del proyecto y enseña a la empresa las responsabilidades y el funcionamiento del SGCS.
¿Qué debo tener antes de comenzar?
Compromiso de Alta Gerencia Cuando la Dirección de la empresa está comprometida y pendiente de los avances de la implantación se puede avanzar rápidamente el proyecto de implementación BASC.
Designación de un Responsable Se requiere la designación de una persona, preferiblemente con grado de ejecutivo, como responsable de la implantación con autoridad suficiente para tomar decisiones y ejecutar planes de trabajo.
Equipo de trabajo preparado Se requiere un equipo de trabajo con conocimientos básicos de ofimática para la implementación de los procedimientos, documentos y registros del sistema.
Seguimiento Se requieren reuniones semanales con el equipo de implementación para revisar avances y el progreso de la implantación.
Conocimiento Se requiere la capacitación de al menos dos personas para las funciones de Auditoría Interna.
Buenas prácticas a la hora de implementar el SGCS
- Designe un responsable del equipo
- Designe una persona que tomara las minutas y tome minutas de cada reunión, así como asistencia a la misma. La persona responsable de las minutas, deberá circularla al final de las reuniones para ver progreso y pendientes
- Reúnase solo para lo indispensable
- Elabore un diagrama de GANTT con los tiempos y los costos estimados
- Haga una lista de actividades asignadas y distribúyala
- Designe a una persona responsable de la documentación
- Estime costos y el presupuesto en las etapas previas del proyecto para evitar retrasos en las subsiguientes etapas
- Establezca un horario de trabajo sin comunicación al exterior con el equipo
- Penalice el incumplimiento de objetivos
Si tomamos estos elementos en consideración, podremos tener una implementación más exitosa en nuestras empresas. Este artículo es un extracto de la presentación un taller impartido previamente, para obtener la presentación completa favor contactar a BASC DOMINICANA.
