Como parte de la gestión realizada para el seguimiento y mejora continua de la certificación BASC y toda su membresía, el capítulo BASC Dominicana celebró el “1er Encuentro Nacional de Auditores BASC” el pasado 3 y 4 de Febrero en la plataforma GOTO-Webinar con el apoyo de su casa matriz la World BASC Organization – WBO. El evento contó con la presencia de mas de 140 auditores BASC, encargados de sistemas de gestión, representantes de empresas e invitados especiales de la AMCHAMDR, WBO, Policía Nacional Colombiana, Comité Técnico WBO, otros capítulos BASC a nivel internacional, colaboradores, auditores de certificación, entre otros.
Este tipo de eventos nos permiten mantener el contacto con nuestra comunidad y membresía de una forma segura, para tratar mejores prácticas y tendencias actualizadas sobre el manejo de riesgos ante el cambio de contexto por la pandemia que aún estamos viviendo con nuestros colegas auditores y empresas certificadas, donde la continuidad de negocios y resiliencia organizacional ha sido las prioridades relacionados a la seguridad y bioseguridad son necesarias para enfrentar esta nueva realidad.
Palabras de Bienvenida Omar Castellanos – Director Ejecutivo BASC Dominicana
Por su parte, Manuel Echeverría – Director Ejecutivo de WBO, como primera ponencia abordó el tema de como impacto las pandemia en los diferentes países BASC y el reto que representó para todos adaptarnos a esta nueva “Covidianidad”, evolucionando a un mundo más conectado de manera digital o “en línea”, teniendo que re-escribir algunos conceptos y procedimientos para que esto fuera posible.
“Para nuestra sorpresa los capítulos a nivel internacional y WBO, Las empresas certificadas expresaron su intención de continuar la validacion de sus SGCS, a pesar de la delicada situación de la pandemia en términos de limitaciones operativas y de bioseguridad que todos estábamos viviendo”
Manuel Echeverría – Director Ejecutivo WBO
A pesar de que muchos sectores se vieron impactado negativamente en sus operaciones, recursos, o por las medidas de de emergencias asumidos en nuestros países, otras simplemente no podían frenar sus funciones ya que eran productos de primera necesidad, actores como navieras, operadores logísticos, terminales portuarias, entre otros, simplemente tuvieron que adaptarse en el camino. Por esa realidad resultaba aun más necesario validar sus procedimientos y mercancías, ya que existía una doble responsabilidad de seguridad y bio-sanitaria, lo que repercutía en una mayor probabilidad de contaminación al estar al límite mínimo los fletes para envío.
De ahí que nuestro Comité Técnico WBO, del cual República Dominicana forma parte, creara el procedimiento para la realización de Auditorías Remotas con enfoque de mitigar el impacto de eventos disruptivos, como es considerado una pandemia, que puedan afectar las operaciones de las empresas miembros y potenciales a nivel mundial. Esto le permitió a los capítulos y WBO realizar ejercicios de validaciones de manera no-presencial, lo que se convirtió en poco tiempo en un factor determinante para el mantenimiento de los SGCS en nuestra certificación y clave para sobrellevar la crisis de la pandemia. El procedimiento igualmente contempla una declaración jurada por parte del asociado, donde se compromete a presentar de manera digital o virtual las evidencias para el cumplimiento de los requisitos de la norma y estándar y otros criterios a considerar, así como la posibilidad de recibir una auditoría de control presencial en caso de ser necesario para complementar esta validación.
A nivel mundial se llevaron a cabo mas de 3,200 auditorías, de las cuales más del 80% fueron remotas, con una aceptación y evolución única en la historia de BASC.
Esta herramienta, junto a las medidas operacionales sometidas por la WBO y capítulos BASC, brindando apoyo a su membresía con charlas gratuitas, asistencia personalizada y extendiendo una mano amiga a las empresas certificadas para mantener nuestros sistemas activos, pero sobre todo la salud de nuestros seres queridos y colaboradores. Igual otros organismos como la Organización Mundial de Aduanas (OMA), Custom and Border Protection (CBP) aduanas de los EEUU, Camara de Comercio Internacional (ICC), entre otros, han seguido este ejemplo para sus grupos de trabajo y validaciones de manera remota.
El 1er panel se denominó Desafíos y Factores de Éxito en los Procesos de Auditorías Remotas enfocado a los aspectos a la Gestión de Riesgos a cargo de Francisco Terrero, Contexto y Alcance abordado por Marco Alfau y Asociados de Negocios por Alexis Parra, la intención de las intervenciones era comentar sobre los mejores practicas y experiencias de las empresas certificadas. Uno de los primeros desafíos enfrentados era que la mayoría de las empresas, a pesar de contar con personal muy capacitados, no necesariamente su documentación o herramientas tecnológicas cuentan con lo necesario para realizar la validación de sus evidencia.
Todos coincidieron en la importancia de agregar valor a través de una auditoría remota interna, con el fin de que las empresas puedan prepararse mejor para la validación externa, desde la prueba de equipos y herramientas tecnológicas necesarias, conexión de internet, plataformas a utilizar, ensayar con el personal interno, alinear los documentos digitalizados o físicos, para ir mejor preparados y enfocados al proceso como tal. Marco como primer auditor de certificación en realizar una auditoría remota en el país, comentó que en su experiencia además de contar con las herramientas y la disposición de la empresa, el auditor también debe pasar por un proceso de preparación muy riguroso y entender que la modalidad remota, a pesar de tener sus limitaciones, tiene otras ventajas que permite realizar el trabajo y mantener certificación viva.
Para mayor detalle de los temas tratados y respuestas a las principales preguntas de nuestros miembros invitados, anexamos el video del evento virtual completo, esperamos que sea de su provecho.
